Hardloopuitslagen.nl op locatie bij de start van een hardloopevenement

Organisatie van je hardloopevent uitbesteden?

Vergunningen, draaiboeken, logistiek: het wordt steeds complexer om een sportevenement te organiseren. Wij helpen.

  • Volledige organisatie, of een gedeelte
  • 15+ jaar ervaring
  • Persoonlijke aanpak
Bespreek de mogelijkheden Bel nu

Herken je dit?

Je hardloopevenement is een succes, maar de organisatie eromheen groeit je boven het hoofd. Je bent niet de enige.

01

Vergunningen worden steeds complexer

Gemeentelijke eisen, veiligheidsplan, BHV, EHBO-verplichtingen. Elk jaar meer papierwerk en langere doorlooptijden.

02

Draaiboek bewaken kost veel tijd

Alles moet op het juiste moment op de juiste plek zijn. Bewonersbrieven, vrijwilligersplanning, noodscenario's. Een vergeten detail kan de hele dag ontregelen.

03

Parcours uitzetten is een vak apart

Route uitzetten, verkeersmaatregelen, bewegwijzering, kilometermarkeringen. Alles officieel gecertificeerd. Het kost weken voorbereiding.

04

Te weinig vrijwilligers

Het bestuur is klein, iedereen heeft het druk. Steeds moeilijker om voldoende mensen te vinden voor de wedstrijddag.

05

Aansprakelijkheid en risico

Risicomanagement, verzekeringen, noodplannen. De verantwoordelijkheid drukt zwaar, zeker bij groeiende evenementen.

06

Geen tijd naast je gewone baan

Je wilt dat het er professioneel uitziet, maar naast werk en gezin is er simpelweg niet genoeg tijd om alles zelf te doen.

Team bespreekt planning en coordinatie voor een hardloopevenement
Team van Hardloopuitslagen.nl bespreekt de organisatie op locatie

Onze oplossing

Wij nemen het uit handen

Kies zelf wat je uitbesteedt. Alleen de vergunning? Het complete draaiboek? Of alles van A tot Z? Wij passen ons aan op wat jij nodig hebt.

01

Vergunningen en veiligheidsplan

Wij weten wat de gemeente wil. We stellen het veiligheidsplan op, regelen BHV en EHBO, en dienen de vergunningsaanvraag in.

02

Draaiboek en planning

Een compleet draaiboek: wie doet wat, wanneer, waar. Met tijdlijn, contactlijst, noodscenario's en bewonersbrieven om alle omwonenden goed te informeren.

03

Parcours en logistiek

Route uitzetten, verkeersmaatregelen, bewegwijzering, materiaal, opbouw en afbouw. Alles officieel gecertificeerd. Wij regelen het.

04

Materiaal en leveranciers

Finishboog, dranghekken, geluidsinstallatie, toiletten en medailles voor finish en podium. Wij coordineren alle leveranciers. Bekijk eventmateriaal.

05

Tijdwaarneming en uitslagen

Professionele IPICO chiptiming, live uitslagen, finishfoto's en video's. Bekijk tijdwaarneming.

06

Dag-coordinatie

Op de wedstrijddag staan wij er. Coordinatie van vrijwilligers, leveranciers en het programma. Zodat jij kunt genieten.

07

Conceptontwikkeling en evaluatie

Nieuw evenement opzetten of bestaand concept vernieuwen? Wij denken mee over format en doelgroep. Na afloop evalueren we samen en leveren een overdrachtsdocument.

08

Marketing en communicatie

Van inschrijfcampagne en social media tot deelnemerscommunicatie en persberichten. Wij helpen deelnemers te werven en iedereen goed te informeren.

Klantervaring Stichting Posbankloop - hardloopevenement organisatie uitbesteed

In de praktijk

Posbankloop: van A tot Z georganiseerd

De Posbankloop is een hardloopwedstrijd met een lange historie over de Posbank met 1000+ deelnemers en ieder jaar groeiend, georganiseerd door een stichting. Wij verzorgen samen met de Stichting Posbankloop de complete organisatie: van vergunningsaanvraag en veiligheidsplan tot parcoursuitzetting, materiaal, tijdwaarneming, dag-coördinatie en evaluatie.

De stichting houdt de regie en het eigenaarschap en wij helpen met het succesvol neerzetten van het evenement. Zo blijft het evenement van de Stichting, zonder dat de organisatie op slechts een paar schouders drukt.

"Door de samenwerking met Hardloopuitslagen.nl kunnen wij ons als stichting richten op wat we leuk vinden, terwijl de organisatie professioneel geregeld is." — Bestuur Stichting Posbankloop
✓ Vergunning en veiligheidsplan
✓ Parcours en bewegwijzering
✓ Tijdwaarneming en uitslagen
✓ Materiaal en logistiek
✓ Dag-coordinatie
✓ Finishfoto's
Ook mogelijk

Evenement overnemen

Soms is uitbesteden niet genoeg. Het bestuur stopt, de drijvende kracht valt weg, of er is simpelweg niemand meer die het wil trekken. Zonde als een mooi evenement daardoor verdwijnt.

In sommige gevallen kunnen wij een bestaand evenement overnemen. We behouden de naam, het karakter en de historie, maar nemen de volledige organisatie en verantwoordelijkheid op ons. Neem contact op als dit speelt - we denken graag mee over de mogelijkheden.

Neem contact op over overname

Veelgestelde vragen

Wat kost het om de organisatie uit te besteden?
Dat hangt af van de omvang van je evenement en welke onderdelen je uitbesteedt. Na een kennismakingsgesprek ontvang je een helder voorstel op maat. Vrijblijvend. Neem contact op.
Kan ik ook maar een deel uitbesteden?
Ja. Je kiest zelf welke onderdelen je uitbesteedt. Alleen het draaiboek? Alleen de vergunning? Alleen de dag-coordinatie? Of alles? Het kan allemaal. Wij passen ons aan op wat jij nodig hebt.
Hoe vroeg moet ik beginnen?
Idealiter 3 tot 6 maanden voor de wedstrijddag. Vergunningsaanvragen hebben doorlooptijd, en ook leveranciers en locaties moeten tijdig worden vastgelegd. Maar bel gerust, ook als het korter dag is. We kijken altijd wat er mogelijk is.
Blijf ik zelf betrokken bij de organisatie?
Absoluut. Jij houdt de regie. Wij voeren uit, rapporteren en stemmen regelmatig af. Je bepaalt zelf hoe betrokken je wilt zijn: van dagelijks contact tot alleen de grote lijnen.
Werken jullie ook buiten Gelderland?
Ja, in heel Nederland. Van Groningen tot Zeeland, van dorpsloop tot marathon. We komen naar je toe.
Kunnen jullie ook de tijdwaarneming verzorgen?
Ja, dat is zelfs onze specialiteit. Combineer de organisatie met professionele IPICO chiptiming en je hebt alles bij een partij. Lees meer over tijdwaarneming.
Hoe zit het met aansprakelijkheid en verzekeringen?
Wij adviseren over de benodigde verzekeringen en zorgen dat je veiligheidsplan aan alle gemeentelijke eisen voldoet. De exacte verdeling van aansprakelijkheid bespreken we in het voorstel.

Gratis PDF-gids

Organiseer je een hardloopevenement?

Download de gratis gids met 12 praktische tips voor planning, vergunningen, startnummers, tijdwaarneming en deelnemerscommunicatie.

Download gratis gids
12 tips als PDF