Vergunning voor een hardloopevenement

Wil je een hardloopevenement organiseren? Dan moet je langs de gemeente. Maar dat betekent niet automatisch dat je een volledige vergunning nodig hebt. Voor een kleine parkloop volstaat vaak een melding. Een 10 km door het centrum is een ander verhaal. Wat precies geldt in jouw situatie hangt af van de gemeente, want elke gemeente bepaalt haar eigen regels via de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Melding of vergunning: wat is het verschil?

Gemeenten kennen twee routes. Bij een melding laat je weten dat je iets organiseert. De gemeente neemt dat ter kennisgeving aan, stelt eventueel voorwaarden, en dat is het. Bij een vergunning moet de gemeente actief toestemming geven voordat je van start mag.

Welke route je moet bewandelen hangt af van hoe groot je evenement is en hoeveel impact het heeft op de omgeving. De meeste gemeenten werken daarvoor met een categorie-indeling.

De A/B/C-indeling van evenementen

De meeste gemeenten werken met drie risicocategorieën. De benamingen en exacte grenzen wisselen, maar het principe is overal hetzelfde:

Op de openbare weg? Dan altijd een vergunning

Zodra je wegen wilt afsluiten, heb je een vergunning nodig. Ook met maar dertig deelnemers. Wegen dicht = vergunning, geen uitzonderingen. Daarnaast:

• Gecertificeerde verkeersregelaars zijn verplicht. Zij moeten een e-instructie hebben gevolgd. Die instructie is geldig voor een kalenderjaar, dus check of iedereen actueel is.
• Het aantal verkeersregelaars hangt af van het parcours. Per kruispunt of oversteekpunt reken je minimaal twee personen. Bij drukke wegen of onoverzichtelijke bochten soms meer.
• Je hebt toestemming nodig van de wegbeheerder. Bij gemeentelijke wegen is dat de gemeente zelf, bij provinciale wegen de provincie, en bij rijkswegen Rijkswaterstaat.
• Een verkeersplan met omleidingsroutes is noodzakelijk. Sommige gemeenten willen dat je dit laat opstellen door een verkeerskundig bureau, andere accepteren een eigen plan.
• Er is altijd overleg met de politie over verkeersmaatregelen. Bij grote wegen of kruispunten kan de politie besluiten zelf aanwezig te zijn.
• Je moet verkeersborden en afzettingsmateriaal regelen (dranghekken, pionnen, lint). Dat kun je huren bij een verkeersregelaar-organisatie of bij een evenementenmateriaal-verhuurder.
• De start- en finishboog en wedstrijdklok mogen de doorrijhoogte voor hulpdiensten niet blokkeren. Minimaal 4,20 meter vrije hoogte is de norm.

Toestemming van grondeigenaren en provincie

Naast de gemeente heb je soms ook toestemming nodig van de eigenaar van het terrein waar je loopt. Een gemeentelijke vergunning geeft je namelijk alleen toestemming voor het gebruik van openbare ruimte. Loopt je parcours (deels) over privaat terrein of natuurgebied, dan moet je apart toestemming vragen aan de grondeigenaar.

Natuurmonumenten en Staatsbosbeheer

Veel trailruns en crosscountry-wedstrijden gaan door bossen en natuurgebieden. Die zijn meestal in beheer bij Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten of een provinciaal landschap (zoals Geldersch Landschap of Brabants Landschap). Elk van deze organisaties heeft een eigen procedure:

Staatsbosbeheer

• Werkt met een eigen vergunningensysteem. Je dient een aanvraag in bij het regiokantoor.
• Ze beoordelen de impact op flora, fauna en andere bezoekers.
• Aanvraagtermijn: minimaal acht weken, bij grotere evenementen langer.
• Je betaalt een apart tarief voor het gebruik van het terrein. Dit staat los van de gemeentelijke leges.
• Er gelden vaak voorwaarden: maximaal aantal deelnemers, geen muziek, afval opruimen, geen markeringen op bomen of palen.
• In sommige gebieden mag je alleen over bestaande paden lopen, niet door het bos of over heidevelden.

Natuurmonumenten

• Beoordeelt aanvragen per gebied. Niet elk natuurgebied is open voor evenementen.
• In het broedseizoen (maart tot juli) gelden extra beperkingen of een volledig verbod.
• Neem contact op met de regiobeheerder, niet met het landelijke kantoor. Dat scheelt tijd.
• Soms is er een maximum aantal evenementen per jaar per gebied. Wie eerst komt, eerst maalt.
• Houd rekening met Natura 2000-gebieden: daar is een ecologische toets verplicht als je evenement verstoring kan veroorzaken.

Provinciale landschappen

• Geldersch Landschap, Zuid-Hollands Landschap, Brabants Landschap en andere provinciale organisaties hanteren eigen regels.
• Sommige zijn soepeler dan Staatsbosbeheer of Natuurmonumenten, andere juist strenger.
• Vraag het altijd schriftelijk aan. Reken niet op een mondelinge toezegging.

Waterschappen

Loopt je parcours langs of over dijken, kades of watergangen? Dan is het waterschap ook een partij.

• Dijken zijn in beheer bij het waterschap. Ze zijn streng op het gebruik ervan, want de waterkerende functie mag niet in gevaar komen.
• Zware voertuigen op een dijk (denk aan je materiaalbus of aggregaat) zijn doorgaans taboe. Overleg van tevoren wat wel en niet mag.
• Na langdurige regenval of bij hoogwater kan het waterschap het gebruik van dijkpaden verbieden, ook als je al toestemming had.
• Sommige waterschappen vragen om een herstelverplichting: als het parcours schade oploopt aan de grasmat van de dijk, draai je op voor het herstel.
• Aanvragen doe je bij het betreffende waterschap. In Nederland zijn er 21 waterschappen, elk met eigen contactgegevens en formulieren.

De provincie

De provincie speelt op meerdere vlakken een rol bij hardloopevenementen. Niet elke organisator heeft ermee te maken, maar als je parcours over provinciale wegen loopt of door beschermde natuur gaat, ontkom je er niet aan.

• Provinciale wegen (N-wegen). De provincie is wegbeheerder van alle N-wegen. Wil je een provinciale weg (deels) afsluiten of oversteken? Dan heb je naast de gemeentelijke vergunning ook een ontheffing of toestemming van de provincie nodig. Dit loopt via de afdeling verkeer of infrastructuur.
• Wet natuurbescherming. Loopt je parcours door of langs een Natura 2000-gebied? Dan kan een ontheffing op grond van de Wet natuurbescherming nodig zijn. De provincie is het bevoegd gezag voor deze ontheffingen, niet de gemeente. Denk aan verstoring van beschermde diersoorten door geluid of grote groepen hardlopers.
• Stiltegebieden. Sommige provincies hebben stiltegebieden aangewezen waar beperkingen gelden voor geluid. Omroepinstallaties of muziek bij start en finish kunnen dan een probleem zijn.
• Provinciale landschappen. Organisaties als Geldersch Landschap, Zuid-Hollands Landschap en Brabants Landschap staan formeel los van de provincie, maar werken nauw samen. De provincie kan je doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
• Subsidies. Sommige provincies hebben subsidieregelingen voor sportevenementen, vooral als ze toerisme of sportparticipatie stimuleren. Het is de moeite waard om dit na te vragen bij de afdeling sport of evenementen van je provincie.

Particuliere grondeigenaren

Gaat het parcours over privaat terrein van een agrariër, landgoed of bedrijf? Dan heb je schriftelijke toestemming nodig.

• Mondeling is niet genoeg. Als er iets misgaat (schade aan terrein, letsel), wil je bewijs dat je toestemming had.
• Neem in je draaiboek op welk deel van het parcours over privaat terrein loopt en wie de contactpersoon is.
• Spreek af wie verantwoordelijk is voor schade aan het terrein (hekken, gewassen, paden). Leg dit vast voordat je het parcours uitzet.
• Bij landgoederen met een NSW-status (Natuurschoonwet) gelden soms extra regels over het aantal bezoekers en het soort activiteiten.
• Check of je aansprakelijkheidsverzekering ook dekking biedt voor schade op privaat terrein. Dat is niet bij elke polis vanzelfsprekend.

Wie kijken er mee? De hulpdiensten

De gemeente beslist niet alleen. Je aanvraag gaat ook langs de hulpdiensten, en die kijken allemaal naar iets anders:

Politie

• Beoordeelt openbare orde, verkeer en crowd management.
• Bepaalt mede welke verkeersmaatregelen nodig zijn bij wegafzettingen.
• Kan besluiten zelf aanwezig te zijn bij drukke kruispunten of risicolocaties.
• Adviseert over het maximaal aantal deelnemers dat verantwoord is voor de gekozen route.

Brandweer

• Kijkt of het parcours en het start/finish-terrein bereikbaar blijven voor hulpvoertuigen.
• Beoordeelt de brandveiligheid van tenten, tribunes en andere opbouw.
• Wil weten waar je start- of finishboog en wedstrijdklok staan, in verband met de doorrijhoogte.
• Controleert of er voldoende bluswatervoorzieningen in de buurt zijn.

GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio)

• Maakt een medische risico-inschatting op basis van aantal deelnemers, afstand en terrein.
• Bepaalt hoeveel EHBO'ers en AED's je nodig hebt.
• Adviseert of er een ambulance stand-by moet staan (bij grotere evenementen vrijwel altijd).
• Bij warm weer of lange afstanden kunnen extra eisen gelden, zoals extra drinkposten of een hitteprotocol.

Bij grote evenementen (C-categorie) zitten deze partijen samen aan tafel. Bij een gemiddelde hardloop (B-categorie) geven ze schriftelijk advies aan de gemeente.

BOA

• Vooral in de randstad en drukke stedelijke gebieden wordt er meegekeken op de parkeerdruk die je evenement veroorzaakt rondom de start/finishlocatie.

Stappenplan aanvragen

Welke documenten moet je aanleveren?

De exacte lijst verschilt per gemeente en categorie, maar onderstaande documenten heb je bij een B- of C-evenement vrijwel altijd nodig:

Wat kost het?

Een melding is meestal gratis of kost een paar tientjes. Voor een vergunning betaal je €50 tot €500 aan leges, afhankelijk van de gemeente en de grootte van je evenement.

Dat zijn alleen de legeskosten. Tel daar de kosten voor hekwerk, verkeersregelaars, EHBO en verzekering bij op, en je zit bij een middelgroot evenement al snel aan een flink budget. Bij Staatsbosbeheer en Natuurmonumenten betaal je bovenop de leges nog een apart tarief voor het gebruik van het terrein.

Wil je een compleet beeld van wat een hardloopevenement kost, inclusief tijdwaarneming, startnummers en finishboog? Begin dan bij de complete gids voor organisatoren. Of vraag direct een offerte aan.

Waar gaat het vaak mis?

Liever de organisatie uitbesteden?

De vergunning is altijd jouw verantwoordelijkheid als organisator. Maar de rest hoef je niet alleen te doen. Wij organiseren al 15+ jaar hardloopevenementen en weten precies waar gemeenten, hulpdiensten en grondeigenaren op letten.

Waar we bij helpen:

• Professionele chip tijdwaarneming met IPICO-systeem
• Startnummers op maat, met je eigen ontwerp
• Start- en finishboog met eigen branding
• Wedstrijdklok bij de finish
• Complete inrichting van start- en finishgebied
• Advies over parcours, logistiek en draaiboek

Wil je meer weten? Bekijk onze pagina organisatie uitbesteden of vraag direct een offerte aan.